L’80% dei documenti in entrata negli studi è ancora cartaceo. Ma oggi ci sono gli strumenti per digitalizzare qualsiasi tipo di documento, ottimizzando i costi ed elevando la produttività.
Il processo di dematerializzazione e di digitalizzazione degli studi professionali è iniziato già da anni. Eppure consulenti del lavoro e commercialisti hanno ancora oggi a che fare con veri e propri fiumi di carta.
Certo, esistono delle eccezioni, studi professionali che hanno effettivamente dematerializzato gran parte degli archivi e che oggi creano quasi esclusivamente documenti “nativamente digitali”. Ma per ora le realtà che hanno fatto questo passo sono rare, come dimostra uno studio della School of Management del Politecnico di Milano, secondo il quale circa l’80% dei documenti in entrata negli studi è ancora in formato cartaceo.
Solamente 2 documenti su 10 sono digitali. Ma non è tutto: sempre secondo lo studio citato, in questo marginale 20% troviamo documenti elettronici non strutturati secondo i canoni della digitalizzazione documentale, compromettendo alcuni vantaggi che il processo corretto potrebbe garantire. Un documento elettronico che richiede lavoro manuale, infatti, non si può dire completamente digitalizzato.
Gli svantaggi della gestione dei documenti cartacei
Gli studi professionali devono conservare i documenti per anni. Per rispettare quest’obbligo, gli archivi dei professionisti continuano a crescere, persino oggi, in piena digital trasformation. Questo significa occupare di mese in mese nuovi spazi, rendendo gli studi sempre meno funzionali dal punto di vista dell’ottimizzazione degli spazi, e aumentando allo stesso tempo i costi.
Va inoltre sottolineato che la gestione dei documenti cartacei è molto più lenta rispetto a quella della gestione dei documenti elettronici. Avere quotidianamente a che fare con faldoni di cedolini, dichiarativi, ricevute e fatture significa andare incontro a pericolosi errori, sprecare tempo prezioso. È sempre il Politecnico di Milano a segnalare che la gestione dei documenti risucchia il 40% del tempo di lavoro dei professionisti, a prescindere dalle dimensioni dello studio.
Viste queste premesse, la conclusione a cui arriva la ricerca non stupisce affatto: a parità di risorse umane impiegate e di tempistiche, lo studio professionale che può contare su un processo di digitalizzazione completo può raddoppiare la propria produttività.
Conservazione digitale: ora o mai più
A spingere verso la conservazione digitale dei documenti sono molti fattori. Non ultimo, la forte accelerazione impressa dalla pandemia sanitaria – e dalla gestione dell’emergenza – al processo generale di digitalizzazione.
Non è del tutto errato affermare che quella in atto è anche una piccola rivoluzione culturale, nella quale gli studi professionali sono chiamati a essere un esempio per le proprie aziende clienti.
Gli studi professionali non dovrebbero tanto “lottare” sul prezzo, comparandosi per esempio ai CAF presenti sul territorio, quanto invece puntare sulla qualità del servizio, iniziando proprio dall’eliminazione degli ostacoli costituiti dai faldoni cartacei.
Lo step decisivo per la trasformazione digitale dello studio
Meno spese ed errori, più tempo da dedicare ai servizi ad alto valore aggiunto e maggiori profitti.
Eliminare progressivamente gli archivi cartacei dotandosi di soluzioni avanzate per la conservazione digitale dei documenti significa gestire in modo migliore le attività dello studio a livello quotidiano, con vantaggi tangibili e misurabili di giorno in giorno, di settimana in settimana.
Tutto questo, ovviamente, con la sicurezza di adempiere alle normative di legge, con la piena tracciabilità di ogni attività documentale effettuata.
Vuoi eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto della legge?
