In un quesito rivolto direttamente all’Agenzia delle Entrate attraverso un’istanza di appello, una professionista che assume la funzione di intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali ha chiesto lumi circa gli obblighi di sottoscrizione e di conservazione delle dichiarazioni stesse.
Nello specifico l’intermediario ha descritto all’Agenzia il proprio operato, sintetizzando la procedura utilizzata – ai sensi dell’art. 3, comma 3 del d.P.R. 22 luglio 1998 n. 322 – per trasmettere in via telematica i dati contenuti nella dichiarazione, dalla compilazione mediante software alla conservazione «in formato cartaceo, completa della sottoscrizione riportata sul riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio».
Descritto questo scenario estremamente comune, l’istante ha posto una serie di quesiti riguardanti sottoscrizioni e conservazione su supporto informatico, ponendo l’accento anche sulla durata del periodo di conservazione.
L’obbligo di conservare le dichiarazioni fiscali
La risposta dell’Agenzia delle Entrate all’istanza di appello – pubblicata con il numero 217 il 26 aprile 2022 – non lascia spazio a dubbi: anche l’intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni e dagli altri documenti fiscali all’Agenzia è obbligato a rispettare le normative relativa alla conservazione, così come riportate dal Codice per l’Amministrazione Digitale.
L’Agenzia delle Entrate spiega infatti che «le dichiarazioni sono pur sempre documenti fiscalmente rilevanti e la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente» presentando in primis il decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 per la gestione dei documenti informatici.
Sempre l’Agenzia evidenzia che «rispetto delle disposizioni del richiamato d.m. 17 giugno 2014 non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi (e le relative copie), ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all’Agenzia delle entrate e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione».
Quali documenti con obbligo di conservazione digitale per l’intermediario
Con la sua risposta l’Agenzia delle Entrate fornisce anche un utile lista a carattere esemplificativo dei documenti di natura fiscale per i quali viene applicato l’obbligo di conservazione digitale. Si parla dei modelli F24, delle dichiarazioni di intento, degli esterometri, dei modelli di variazione dei dati Iva, delle LIPE e dei modelli RLI.
Il termine di conservazione
Come anticipato, all’interno dell’istanza di interpello si trova anche un quesito relativo ai termini dell’obbligo, ovvero alla scadenza del periodo di conservazione digitale obbligatoria.
La norma di riferimento in questo caso è il DPR n.322/1998, al comma 3, attraverso il quale l’Agenzia delle Entrate sottolinea che l’intermediario incaricato della trasmissione deve conservare una copia «per il periodo previsto dall’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600».
Non si tratta quindi di un periodo statico o di una data univoca – non si parla quindi del 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è state trasmessa la dichiarazione – quanto di un termine mobile, da ricavare in base al periodo d’imposta di riferimento, così come previsto dalla rubrica del citato articolo 43.
Sono quindi più chiari gli obblighi dello studio del commercialista: per assolverli al meglio vale la pena riflettere sulla propria gestione documentale, sapendo che la digitalizzazione dei documenti rilevanti ai fini civilistici e fiscali permette l’eliminazione dell’archivio cartaceo, garantendo allo stesso tempo documenti immodificabili, non deteriorabili e sempre disponibili.
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