I team Risorse Umane hanno iniziato da diversi anni la loro transizione digitale, grazie a un quadro tecnologico e legislativo favorevole.
Sempre più frequentemente, complice anche la diffusione di smart working e lavoro da remoto, le aziende italiane utilizzano strumenti digitali che consentono di gestire agevolmente il lavoro e i rapporti con la propria forza lavoro.
Tra gli strumenti digitali maggiormente utilizzati nel rapporto di lavoro, dalle aziende, troviamo la firma elettronica. Di conseguenza i consulenti del lavoro che si occupano di gestire, per conto delle aziende, i contratti di lavoro, le relative sottoscrizioni e tutta la gestione del payroll, dovranno conoscere bene la normativa correlata alle firme elettroniche (e alla conservazione digitale dei documenti di lavoro) per meglio supportare le aziende.
La firma elettronica del contratto di lavoro, si affianca al processo di dematerializzazione delle attività delle risorse umane, incrementando i vantaggi del processo di digitalizzazione sia nella fase di reclutamento del personale che nella gestione delle buste paga.
Normativa di riferimento
Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014)
Codice Amministrazione Digitale.
Cos’è la firma elettronica?
Per garantire l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico, occorre sempre l’apposizione di una firma elettronica qualificata/digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata.
Per quanto riguarda in particolare la firma digitale, si tratta di un particolare tipo di firma elettronica basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. La firma digitale è quindi una firma elettronica qualificata.
È molto importante sapere che la firma digitale non deve essere confusa con la firma elettronica. Spesso, infatti, i due termini vengono utilizzati come sinonimi. La firma digitale è una delle firme elettroniche disponibili ed è quella e con il massimo valore legale.
Le firme elettroniche hanno lo scopo di replicare digitalmente quello che nel mondo analogico è fatto con la sottoscrizione autografa di un documento.
Quali sono le firme elettroniche?
a) firma elettronica – dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare (cosiddetta firma elettronica “semplice”)
b) firma elettronica avanzata – insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati (cosiddetta FEA)
c) firma elettronica qualificata – una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche (cosiddetta FEQ)
d) firma digitale – un particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica, tramite la chiave privata, e a un soggetto terzo, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
e) firma elettronica ex art. 20 – una firma elettronica apposta su un documento informatico formato previa identificazione informatica del suo autore attraverso un processo avente i requisiti fissati da AgID, con modalità tali da garantire la sicurezza, l’integrità e l’immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore (cosiddetta. “firma con SPID”).
Come firmare elettronicamente un contratto di lavoro?
Per firmare i contratti di lavoro si consiglia di utilizzare almeno la firma elettronica avanzata.
Anche la qualificata, quindi, e la digitale sono opzioni valide.
Perché?
Perché garantiscono l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, hanno l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile: possono essere quindi usate per firmare atti ufficiali, documenti e contratti – inclusi i contratti di lavoro.
Quando fare ricorso alla firma elettronica?
In via generale, sempre.
Nel processo di onboarding può essere utilizzata per firmare il contratto di lavoro e documenti ad esso associati.
Con il forte ricorso allo smart working, a seguito del periodo pandemico, la maggior parte dei contratti di lavoro è stata infatti firmata in modalità elettronica.
È molto utile, inoltre, nel caso di assunzioni massive e standardizzate, come nel caso dei lavori stagionali ad esempio le assunzioni per la raccolta di frutta e verdura.
La firma elettronica consente di poter siglare, con pieni valori giuridici, i documenti senza inutile spreco di carta e senza che il lavoratore si rechi in uno specifico luogo per la firma.
La firma elettronica, quindi, può essere apposta su tutte le principali tipologie di contratto di lavoro.
Ma non solo. Con la firma elettronica è possibile firmare anche documenti, verbali, richieste di ferie e buste paga.
Firma elettronica e conservazione del documento firmato
La firma elettronica comporta, di conseguenza, la conservazione elettronica del documento firmato.
Si semplifica così anche il processo di conservazione dei documenti di lavoro, facendo ricorso alla dematerializzazione degli stessi.
L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero: natura e funzione del sistema; modelli organizzativi; ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti; descrizione del processo di conservazione; profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione. La conservazione digitale garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Il processo di conservazione comprende automaticamente la firma digitale (firma elettronica qualificata) e la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
La conservazione dei documenti crea indubbi vantaggi:
- riduzione della Carbon Footprint aziendale;
- riduzione dei rischi derivanti dall’uso della carta;
- efficienza nella gestione del dato e nel suo recupero
- riduzione dei costi di carta e stampa;
- riduzione dei costi di stoccaggio e archivio.
La Firma elettronica e la conservazione digitale dei documenti sono i due pilastri della digitalizzazione dei processi legati alle Risorse Umane.
Ogni professionista deve dotarsi di supporti digitalizzati per gestire al meglio i processi di onboarding e di gestione del personale per sé e per le proprie aziende clienti.
La conoscenza di questi strumenti permette di efficientare la gestione dei processi riducendo al minimo eventuali contenziosi.
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