Gli studi professionali, negli ultimi anni, sono stati investiti dall’onda della fattura elettronica, diventata, come è noto, obbligatoria con la Legge di Bilancio 2018.
Commercialisti e consulenti del lavoro hanno quindi dovuto misurarsi con questo nuovo strumento, per le fatture emesse dal proprio studio nonché, ovviamente, per quelle emesse dai propri clienti, fornendo di volta in volta consigli sui migliori software per la fatturazione elettronica e sul loro corretto utilizzo.
Di certo, tra i problemi più comuni che si possono incontrare nel confrontarsi con il Sistema di Interscambio, c’è quello della mancata consegna della fattura elettronica. Cosa è necessario fare in questi casi?
Invio e mancata consegna della fattura elettronica: i possibili errori
L’emissione di una fattura elettronica coincide con l’invio automatico del documento al Sistema di Interscambio.
Il documento viene quindi controllato e, in mancanza di errori, inviato al destinatario, attraverso codice destinatario o mediante PEC.
Talvolta, però, la consegna della fattura elettronica non risulta possibile: in questi casi il Sistema di Interscambio avvisa l’emittente (con una notifica di Mancata Consegna), il quale a sua volta è tenuto a segnalare il problema al destinatario, inviando una copia della fattura, in formato PDF o cartaceo.
Un motivo molto comune che determina la mancata consegna della fattura elettronica è la mancanza della registrazione dell’indirizzo telematico presso l’apposito registro dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi).
Nel momento in cui questo passaggio non sia stato fatto o sia stato fatto in modo non corretto si potranno avere diversi errori, identificati come “Codice destinatario errato”, “PEC sbagliata”, “PEC piena o disattiva” e via dicendo.
Cosa fare in caso di mancata consegna della fattura elettronica?
Come reagisce il Sistema di Interscambio in caso di mancata consegna della fattura elettronica? L’approccio è differente in base al tipo di destinatario.
Se la fattura è intestata a una Pubblica Amministrazione, verranno tentati invii successivi nei 10 giorni a seguire; se la fattura è intestata a privati o a imprese, l’invio verrà tentato per 6 volte, a una distanza minima di 12 ore, entro 6 giorni.
Va peraltro detto che il Sistema di Interscambio provvede in ogni caso a presentare il file XML della fattura non consegnata in un’area specifica del Cassetto Fiscale del destinatario: sotto la voce “Dati rilevanti ai fini IVA” sarà possibile quindi, per il destinatario, consultare l’XML.
Il Sistema di Interscambio e i vari tipi di destinatari in caso di mancata consegna della fatturazione
Si è visto che esiste una netta differenza, fin dall’inizio, per le impostazioni del Sistema di Interscambio in caso di mancata consegna per PA e privati. Ma non è tutto qui: in base al tipo di destinatario ci sono altre differenze da sottolineare.
Il primo caso è quello del destinatario privato, e quindi di un destinatario che presenta unicamente il codice fiscale, per il quale non è previsto l’obbligo di ricezione della fattura in formato XML.
In questa situazione l’esito della consegna mancata è quindi predeterminato, essendoci unicamente la necessità di consegnare al destinatario la fattura in formato PDF o cartaceo, nonché quella di inviare la fattura al Sistema di Interscambio.
Diverso il caso per le imprese. Con questo tipo di destinatari la mancata consegna può essere la conseguenza di codice destinatario o di PEC non inseriti o sbagliati.
Il mittente, come visto, è tenuto a comunicare al cliente il problema, inoltrando un PDF o una copia cartacea della fattura. O ancora, in questo caso è possibile anche invitare il cliente a rintracciare l’originale nel proprio Cassetto Fiscale, come visto sopra: quest’ultima azione è peraltro obbligatoria per la deduzione del costo e dell’IVA.
E nel caso delle Pubbliche amministrazioni? Se, dopo i tentativi di re-invio lungo i 10 giorni successivi, la situazione non viene risolta, il Sistema di Interscambio comunica l’esito negativo; a questo punto l’emittente dovrà procedere autonomamente, inviando la fattura attraverso posta elettronica o PEC.
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