Oggi, come in epoca classica, è centrale la capacità di gestire e organizzare le informazioni, che nello studio professionale si lega al concetto di CRM: la corretta gestione delle informazioni, relative alle pratiche, rappresenta infatti il viatico per gestire correttamente il rapporto con i clienti.
L’organizzazione delle informazioni è cambiata nel tempo e si è sempre più orientata verso un’ottica di fruibilità e di massima condivisione con gli utenti finali.
Per capire come si è evoluta la gestione delle informazioni ci vengono in aiuto due italiani, tre nazioni ed una delle biblioteche pubbliche più antiche al mondo.
Evoluzione dei sistemi di catalogazione
Ma andiamo con ordine e partiamo dall’inizio, correva l’anno 1602 e veniva fondata la Biblioteca Bodleiana dell’Università di Oxford, la terza biblioteca pubblica del mondo moderno, dopo la Malatestiana di Cesena inaugurata nel 1454 e la Girolamini di Napoli che aprì al pubblico nel 1586.
La catalogazione delle informazioni infatti è storicamente collegata alla biblioteconomica, la scienza che studia il funzionamento delle biblioteche (chi vi ha messo piede almeno una volta potrà facilmente intuirne il motivo).
Farsi largo tra scaffali e cataste di libri non è semplice, per questo motivo dopo aver messo insieme i volumi all’interno della biblioteca per comporre un fondo librario, occorre uno strumento organizzato capace di fare una sintesi chiara e completa di ciò che l’utente può trovare in consultazione.
Già in epoca classica, nel III secolo a.C. era diffuso il modello callimacheo, un sistema di catalogazione basato su un repertorio bio-bibliografico, che oltre alle informazioni sugli autori forniva anche un’indicazione sulla posizione delle opere, suddivise per genere letterario.
Metodo che venne rivisto nel Medioevo, periodo nel quale venivano utilizzati degli elenchi inventariali, che assumevano un carattere anche patrimoniale.
Nel Rinascimento invece cominciò a delinearsi la scienza biblioteconomica e nel 1605, proprio alla Bodleiana di Oxford, nacque il primo catalogo a stampa della storia.
Il sistema venne apprezzato ma con il passare del tempo emersero i limiti di questo strumento, che erano rappresentati dagli aggiornamenti periodici, ai quali il catalogo doveva adattarsi con continui supplementi, che venivano pubblicati periodicamente ma sempre in differita rispetto all’ingresso dei nuovi volumi in biblioteca.
Nella Francia del Settecento venne quindi introdotto il modello a schede mobili, che consentiva un aggiornamento costante del sistema di catalogazione, inoltre rendeva al contempo molto più agevole la consultazione delle informazioni e la ricerca dei volumi da parte dell’utente.
Catalogazione e gestione delle informazioni in età contemporanea
Arriviamo quindi ad un punto di svolta nella concezione di questi strumenti, che devono orientarsi sempre di più verso l’utente facilitandone la consultazione, garantendo al contempo la sicurezza e la completezza delle informazioni.
Intorno alla metà dell’Ottocento in Italia, Aristide Staderini chiamato dalla Biblioteca Nazionale di Roma per provvedere alla fornitura di nuovi schedari, introdusse due nuovi modelli, lo schedario “a cassette” e lo schedario “a volumetti”, che vennero presto adottati anche da altri enti, da Ministeri e da svariate biblioteche private e pubbliche, come la Vaticana, la Nazionale di Brera, ecc.
Grazie a Staderini e alle sue intuizioni si diffuse, con significativi miglioramenti, il sistema a schede mobili di derivazione francese in Italia.
Un ulteriore passo in avanti arrivò in ambito nazionale quando Adriano Olivetti, di ritorno da un viaggio negli Stati Uniti, per esigenze interne dell’azienda, chiese di realizzare uno schedario utile ad organizzare il lavoro, rendendo i dati rintracciabili velocemente ed in totale sicurezza.
Così nacque lo schedario Synthesis, che si diffuse rapidamente negli uffici e nelle biblioteche.
L’adozione dello standard internazionale delle schede di formato 12,5 x 7,5 cm e successivamente la digitalizzazione dei processi hanno reso sempre più centrali le esigenze di un utente che va alla ricerca di un’informazione.
Strumenti informatici per la catalogazione e la gestione delle informazioni
Gli strumenti sviluppati in ambito informatico oggi rendono le informazioni accessibili in mobilità ed in tempo reale, che vengono archiviate e rese disponibili in un’ottica di massima condivisione.
L’analisi dell’evoluzione storica della biblioteconomica ci dimostra che la creazione di un unico punto di riferimento per la raccolta e la condivisione delle informazioni ha una tradizione millenaria.
Oggi, in un contesto completamente mutato e caratterizzato dall’avvento della digitalizzazione non possiamo tuttavia dimenticare i meccanismi alla base di questo processo, che vengono ripresi e declinati in chiave moderna, da piattaforme dedicate, capaci di interagire con l’utente in modo chiaro ed immediato, notificando altresì la presenza di aggiornamenti.
Il vantaggio strategico di poter fornire in modo immediato tutto ciò che è fondamentale sapere relativamente ad un cliente, o ad un progetto specifico che viene posto in lavorazione, è la stella polare che deve guidare lo sviluppo di una piattaforma dedicata alla gestione del CRM.
L’ingresso nell’era digitale può e dovrà condurci verso un unico punto di riferimento per l’organizzazione del lavoro e la condivisione delle informazioni all’interno dello studio professionale, a cominciare dalla tenuta di un CRM completo e puntuale.
L’obiettivo dovrà tuttavia rimanere quello di organizzare le informazioni per arrivare ad una sintesi.
L’etimologia del termine tardo latino synthĕsis, deriva proprio dal termine greco σύνϑεσις che significa “composizione”, che deriva a sua a volta dal greco συντίϑημι che si traduce in “mettere insieme”.
Quando vogliamo organizzare le informazioni, quasi senza accorgercene, le mettiamo insieme per comporre uno strumento, utile a fare sintesi e ad essere condiviso.
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