Come ottimizzare la pianificazione delle attività e la gestione del personale di studio in fase di smart working per riportare l’attenzione sulla crescita del business.
Non si può certo dire che quello di quest’anno sia stato il “rientro” post-ferie più facile per gli studi professionali. Anche se in questo 2020, commercialisti, consulenti del lavoro e avvocati non si sono mai fermati, nemmeno in pieno lockdown, bisogna ammettere che nelle ultime settimane si è accentuata in modo particolare la necessità di organizzare in modo più efficiente l’attività di studio in base al nuovo scenario.
A partire da marzo, con evoluzioni continue, gli studi professionali si sono trovati ad affrontare decine e decine di nuovi adempimenti, nuove normative e nuovi processi: ora tutto questo deve essere messo a sistema, per conquistare la tanto agognata “nuova normalità” e concentrare nuovamente l’attenzione sulla crescita del business. Mascherine e sanificazioni degli spazi a parte, a rendere necessaria una nuova organizzazione del lavoro è soprattutto la regola del distanziamento, la quale come è noto implica conseguenze a cascata, a partire dalla gestione dei turni del personale all’interno dello studio.
Il lavoro agile e la turnazione “smart” dei dipendenti
Quello della gestione dei turni non è mai stato un problema particolare per gli studi professionali, men che meno per gli studi di dimensioni ridotte. La questione ha iniziato ad affacciarsi la scorsa primavera, quando lo smart working, introdotto in modo emergenziale e pressoché inedito dalla quasi totalità degli studi professionali, ha presentato nuove criticità lato organizzazione del lavoro.
Ormai è chiaro: il lavoro agile rimarrà centrale ancora per molto tempo, certamente fino alla fine dell’emergenza sanitaria e probabilmente anche dopo, visti i vantaggi che ha dimostrato di poter offrire. Ecco quindi che il miglioramento della gestione dei turni diventa un passaggio obbligato per regolare in modo più strutturato ed efficace lo smart working, per garantire la sicurezza dei collaboratori di studio e dei clienti, per venire incontro alle esigenze dei lavoratori nonché per ridurre i costi di gestione.
In questo nuovo scenario infatti, lo studio può sperimentare nuove interessanti possibilità. Attraverso la turnazione intelligente dei lavoratori è possibile liberare spazi da dedicare ad altre attività: è esemplare in questo senso l’idea che Daniele Virgillito, commercialista alla guida di Confprofessioni Sicilia, ha condiviso sul Corriere della Sera. Con il suo socio Virgillito ha infatti deciso di riconvertire una delle sale riunioni del proprio studio catanese: «l’idea è quella di offrirla a un professionista con specializzazione diversa. Proprio il Covid ci ha fatto capire che la necessaria integrazione passa anche dall’offrire competenze diversificate; pensiamo al superbonus che richiede un’alleanza strategica tra tecnici e commercialisti».
Come pianificare in modo efficace i turni
Come sottolineato dal presidente di Confprofessioni Lombardia, Enrico Vannicola, lo smart working «per noi titolari significa saper delegare di più, ma al tempo stesso programmare in anticipo le attività». Proprio un’attenta pianificazione delle attività dello studio è alla base di un’efficace gestione dei turni, da programmare in base alle reali esigenze dell’impresa e da comunicare in modo efficiente ai dipendenti.
Per questo motivo, anche sul fronte degli studi professionali, iniziano a farsi strada le soluzioni software per la gestione dei turni pensate in principio per le PMI, che però oggigiorno si adattano alla perfezione anche alle esigenze degli studi di consulenza del lavoro e degli studi commercialisti. Adottando una soluzione di questo tipo, gli studi professionali hanno la possibilità di ottimizzare la turnazione dei collaboratori in modo intuitivo e veloce: caricate le anagrafiche dei dipendenti e calcolato il fabbisogno settimanale, programmare i turni in modo efficace diventa estremamente semplice, riducendo errori e sprechi.
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