Soluzioni, competenze, servizi, consulenze: come indicare con una sola parola ciò che lo studio del commercialista vende alle proprie aziende clienti? In effetti, dipende dal punto di vista. Forzando le cose si potrebbe persino arrivare ad affermare che uno studio vende ai propri clienti porzioni del “tempo” a propria disposizione. Il quale, rispetto agli elementi ipotizzati, ha una caratteristica peculiare: è un elemento con caratteristica di finitezza e dunque non è espandbile all’infinito.
Si possono raccogliere più competenze, si possono offrire più servizi, si possono lanciare soluzioni innovative, ma il tempo resta sempre il medesimo. Da qui la particolare attenzione, da parte di chi gestisce uno studio professionale, al controllo della produttività oraria e del relativo costo, elementi che dipendono strettamente dalla gestione complessiva dell’attività.
Per questo motivo l’Osservatorio Professionisti Zucchetti, oltre ad analizzare le aree della consulenza e della formazione, ha interrogato il proprio campione di quasi 1.000 studi professionali italiani sul tema dell’organizzazione dello studio: ecco i risultati principali.
L’importanza della condivisione dei dati con i clienti
Il campione preso in esame per l’Osservatorio Professionisti Zucchetti 2023 ha visto la partecipazione di studi di specialisti di contabilità, di fisco, di paghe nonché di studi “misti”, per avere così un quadro quanto più completo e rappresentativo possibile della realtà italiana: i partecipanti ben rappresentano infatti la situazione reale quanto a distribuzione geografica e a dimensione delle realtà presenti sul territorio nazionale.
L’organizzazione dello studio poggia, in primo luogo, sulla gestione delle relazioni dei clienti, i quali non possono che essere posti al centro dell’attività. Risulta quindi particolarmente interessante il fatto che, interrogati sulla condivisione dei dati con i clienti, l’83% dei professionisti abbia risposto che una condivisione efficiente e tempestiva è importante per migliorare la produttività dello studio.
I commercialisti hanno quindi capito che consentire l’accesso diretto ai dati necessari si traduce in una riduzione delle chiamate e degli scambi di e-mail, tagliando così i costi di gestione e ottimizzando il rapporto con le aziende clienti.
Guardando più nel dettaglio alle risposte date alla domanda “Una migliore interazione e scambio dati con le aziende può aumentare la produttività dello studio?” si scopre che l’81% degli studi fino a 5 collaboratori ha risposto affermativamente, risposta che è stata data anche dall’86% degli studi tra 6 e 10 collaboratori, dall’87% degli studi tra 11 e 20 collaboratori, e infine dal 91% degli studi con oltre 20 collaboratori.
Strumenti di timesheet per il 52% degli studi di grandi dimensioni
Gli strumenti adottati possono fare una grande differenza a livello di organizzazione dello studio. Basti pensare a quanto l’introduzione della fattura elettronica ha cambiato il lavoro dei commercialisti, con il 77% degli studi che dichiarano che con questo cambiamento si sono ridotti in modo considerevole i tempi di registrazione e di contabilizzazione.
In questi ultimi anni, anche a causa della spinta dell’emergenza sanitaria, c’è stato un importante aumento dell’adozione di soluzioni tecnologiche, dai portali web per l’esternalizzazione di alcune attività per arrivare fino ai software per la digitalizzazione documentale (a questo proposito, l’Osservatorio mostra che oltre il 40% degli studi utilizza la firma digitale dei documenti).
E se c’è uno strumento che può mutare drasticamente la gestione delle attività dello studio, quello è certamente lo strumento timesheet. L’analisi del campione ci dice che il 52% degli studi con oltre 20 collaboratori si avvale di strumenti di timesheet, dato che però scende fino al 15% nel caso degli studi con 5 o meno collaboratori.
Quindi la relazione con i clienti e la gestione del tempo dei di tutti (professionisti e collaboratori) diventano gli assi fondamentali, se supportati dai software più prestanti, per la moderna conduzione dello studio professionale, al di là del numero dei collaboratori.
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