Tenere sotto controllo l’attività dello studio, attraverso la pianificazione dettata dalle scadenze, genera produttività e serenità. 11 buoni motivi per guardare le scadenze come un’opportunità.
Perché diciamo che le scadenze incombono?
Quando non si vorrebbe sentir parlare di pianificazione, quando la sola vista delle date sull’agenda crea nervosismo e utilizziamo l’espressione “le scadenze incombono” allora potrebbe significare che nel lavoro non è tutto sotto controllo come sembra.
Riferendosi alle scadenze che si avvicinano viene usato spesso il verbo incombere come se si trattasse di minacce o pericoli imminenti e dunque qualcosa che potrebbe manifestarsi in modo catastrofico, corposo e senza possibilità di replica.
Vale forse la pena di interrogarsi sul perché qualcosa di prevedibile come l’approssimarsi di una data, con relativa incombenza, possa essere invece percepito come un pericolo o un evento rovinoso. Abbiamo forse perso di vista il bello delle scadenze? Facciamo un po’ di chiarezza.
L’utilità di una buona pianificazione di attività e scadenze
Sono davvero tanti i vantaggi di una buona pianificazione costruita proprio a partire dalle scadenze – sia obbligatorie per rispettare le normative, sia strategiche, interne allo studio, per organizzare e ottimizzare il lavoro.
È proprio grazie alle scadenze che possiamo avere il controllo delle nostre azioni e la libertà di disporre del nostro tempo, seppur porzionato, e delle nostre energie. Le scadenze sono le coordinate essenziali per gestire i flussi di tempo e di lavoro, per mappare il terreno della nostra attività, marcandolo con utili punti di riferimento.
I nostri obiettivi possono essere raggiunti soltanto attraverso un’attenta pianificazione in cui dobbiamo credere e in base alla quale dobbiamo agire.
Pablo Picasso
La frase di Picasso, proprio perché pronunciata da un artista, apre una prospettiva interessante sul concetto di programmazione, in relazione alla libertà di azione.
11 buoni motivi per non odiare le scadenze
Verrebbe da chiedersi se ci sia più libertà quando ci si muove fra ‘paletti’ oppure in una sconfinata mancanza di limiti. Sicuramente, nel concreto, la presenza di scadenze permette di conseguire precisi obiettivi. Vediamoli uno per uno.
Stabilire le priorità
Grazie alla calendarizzazione delle attività lavorative si possono stabilire priorità, distribuendo tempo, risorse ed energie in modo commisurato e proporzionato a ciò che riteniamo essere più importante o conveniente.
Mantenere lo sguardo sulla visione d’insieme
Scandire il tempo con date e pianificazione dà la possibilità di non perdere di vista la visione d’insieme e l’orientamento del proprio percorso. È importante mantenere una sorta di sguardo binario: da una parte concentrato sul lavoro quotidiano e dall’altra aperto sul percorso di medio e lungo periodo che la pianificazione ha tracciato.
Contenere gli imprevisti
Una volta che il lavoro dello studio è stato progettato e avviato, gli imprevisti, sia positivi che negativi, possono essere meglio gestiti e ‘incastrati’ nella pianificazione.
Acquisire consapevolezza su potenzialità e limiti dello Studio
Possiamo capire molte cose di uno studio professionale semplicemente osservando la pianificazione delle sue attività: quanto lavoro riesce a svolgere, in quali tempi, a che cosa deve rinunciare, dove può spingersi. La pianificazione dettata dalle scadenze dà consapevolezza non solo sull’operato svolto ma anche su punti di forza e di debolezza.
Divisione del lavoro, organizzazione e attribuzione di compiti
Quando l’obiettivo è chiaro si può fruttuosamente procedere all’esatta attribuzione dei compiti e alla corretta distribuzione del lavoro. Sapere per quando qualcosa debba essere fatto, porta alla definizione chiara del Chi fa Cosa.
Condivisione e responsabilizzazione del personale
Una volta che il lavoro è stato assegnato e distribuito risultano più chiari gli obiettivi, sia quelli personali che quelli generali. Il coinvolgimento sulle finalità genera senso di appartenenza. E la consapevolezza di agire in un terreno comune induce a un maggior senso di responsabilità.
Controllo e verifica dei risultati
Solo ciò che è stato pianificato può essere monitorato e verificato. La pianificazione dà la possibilità di valutare i risultati del lavoro e se si ritengono non in linea con gli obiettivi, o non soddisfacenti, è possibile introdurre cambiamenti.
Individuare e attribuire costi e investimenti
Procedere per scadenze attraverso un’attenta pianificazione significa suddividere il tempo e parcellizzarlo in giornate, settimane e mesi. Di pari passo, oltre alla distribuzione delle risorse umane e dei carichi di lavoro, permette di procedere con una controllata gestione dei costi e degli investimenti.
Stabilire un metodo di lavoro e verificarne l’efficacia
È importante che ogni studio professionale sia costruito nel rispetto non solo dei propri punti di forza e debolezze, ma anche di ciò che è l’identità dello studio, la sua storia, i suoi valori.
Ogni studio ha un metodo di lavoro, costruito con diversi fattori (vale a dire competenze e risorse ma anche consuetudini). La presenza di una pianificazione permette di sperimentare l’efficacia del modo di lavorare in relazione ai continui e necessari adattamenti alle mutevoli condizioni di mercato.
Fidelizzazione della clientela
Le scadenze danno l’occasione di generare appuntamenti ricorrenti con i clienti, mantenendo un rapporto costante all’interno del quale il professionista può proporre servizi di consulenza a valore aggiunto.
Fiducia e serenità: la leadership del commercialista
Pianificazione e calendarizzazione, seppur in larga misura costruite su scadenze obbligate, portano a una gestione razionale e ottimizzata del lavoro. Ma possono anche contribuire a stabilire un clima di fiducia e serenità nello Studio e a configurare nel ruolo del commercialista quello di una guida non solo per le aziende clienti ma anche per il suo stesso staff.
Qualsiasi piano è meglio di nessun piano!
Napoleone Bonaparte
La citazione l’avrà veramente pronunciata Napoleone? E poi si sa, le citazioni fanno parte di un insieme e sarebbe meglio non prenderle mai troppo alla lettera senza conoscere il contesto. Ma è indubbio che restano un’ottima fonte di ispirazione.
Vuoi rendere il tuo studio più efficiente e innovativo?
