Organizzare in modo efficiente uno studio professionale significa in buona parte mettere a punto una strategia per gestire al meglio il tempo di lavoro.
Questo vuol dire eliminare le ridondanze e le perdite di tempo, dotarsi di innovativi software gestionali per studi professionali per automatizzare le attività a basso valore aggiunto, adottare un approccio basato sulla condivisione delle informazioni, nonché ovviamente pianificare e quantificare il lavoro a partire da dati certi.
Ecco che allora, per una corretta organizzazione dello studio professionale diventa fondamentale poter contare su degli strumenti efficaci per il time tracking delle attività.
Assenza dei time tracker: il monte ore dedicato al cliente e la conseguenza delle stime errate
Essere in grado di misurare in modo corretto il tempo di lavoro all’interno dello studio è di fondamentale importanza per organizzare in modo efficace le attività, nonché per calcolare precisamente il monte ore dedicato a ogni singolo cliente. Di certo però questa attività è tutt’altro che semplice, e non stupisce quindi che gli studi con un’organizzazione di basso livello si affidino ancora oggi a una considerazione meramente forfettaria delle ore dedicate ai singoli progetti.
Si rende infatti necessario tenere in considerazione non solo la data di avvio e di fine delle attività, ma anche le effettive ore dedicate al lavoro da parte del professionista titolare, le ore dedicate da altri collaboratori, gli eventuali spostamenti, e via dicendo.
Senza i giusti strumenti per il monitoraggio delle ore lavorate, avere una visione complessiva dei diversi “monti” ore di uno studio professionale può sembrare al giorno d’oggi praticamente impossibile, vista la crescente complessità del lavoro quotidiano e dei progetti affrontati.
Ma non affrontare in modo deciso questo problema porta inesorabilmente a delle conseguenze negative. Lo studio che non può contare su un monitoraggio esatto delle ore lavorate non può infatti avere la certezza di presentare dei conti corretti ai propri clienti, così da andare incontro potenzialmente a una cronica perdita economica, figlia della svalutazione della propria attività.
Ma non è tutto qui: non avere una piena visione delle ore lavorate non permette nemmeno di pianificare al meglio le attività quotidiane, dando luogo a fenomeni di saturazione e, ancora peggio, di decremento della qualità del lavoro, il quale diventa tipicamente più frenetico e meno efficace al sopraggiungere delle scadenze.
Come organizzare il lavoro con le soluzioni di time tracking
Per tutti i motivi visti sopra, organizzare lo studio professionale a partire da un monitoraggio regolare delle ore lavorate è di fondamentale importanza.
Gli strumenti a disposizione sono i più diversi. Si parte dai più semplici timesheet condivisi tra tutti i collaboratori dello studio, da compilare manualmente a livello quotidiano; e si arriva alle più complete soluzioni di time tracking presenti nei migliori software gestionali per studi professionali, capaci di automatizzare in buona parte il conteggio del tempo impiegato per ogni singola task.
Grazie a strumenti di questo tipo è possibile avere la certezza di poter accedere a un report completo ed esatto per ogni attività e per ogni cliente, così da poter poi stabilire delle tariffe conseguenti. Ma non è tutto qui: grazie a una reportistica di questo tipo è possibile programmare in modo migliore i lavori futuri, evitando dannosi sovraccarichi. Il vantaggio è quindi doppio.
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