Lo studio può ottimizzare la gestione di paghe, turni, ferie, trasferte e permessi, investendo più tempo in servizi ad alto valore aggiunto.
Pianificare le ferie, monitorare i permessi e i residui, gestire i giustificativi di assenza. A tutte le “classiche” attività di gestione del personale le aziende – soprattutto a partire da questo 2020 ormai agli sgoccioli – si è aggiunta la gestione dello smart working, con tutte le difficoltà del caso per le PMI che non avevano sperimentato il lavoro agile prima della pandemia.
Non stupisce dunque che diverse realtà aziendali abbiano affrontato queste improvvise incombenze in modo non pienamente efficiente e poco organizzato, con conseguenze negative anche e soprattutto per gli studi professionali i quali, ritrovandosi in fondo a questa filiera, hanno finito per pagarne il dazio.
Perché introdurre un sistema Workflow Presenze
La comunicazione e la gestione delle anomalie, l’inserimento dei giustificativi, gli aggiornamenti e le modifiche comportano infatti importanti perdite di tempo, nonché, va sottolineato, un notevole aumento delle probabilità di incorrere in errori di comunicazione o di inserimento dei dati. È quindi doppiamente vantaggioso, per gli studi professionale e per le aziende stesse, adottare un software Workflow Presenze, che permette di ottimizzare il processo di gestione e di comunicazione delle presenze, dei giustificativi e delle anomalie.
Lo studio che si interfaccia con imprese non sufficientemente organizzate a livello gestionale si ritrova a moltiplicare le comunicazioni – informative, aggiornamenti, chiarimenti e modifiche – coi reparti amministrativi aziendali, attraverso email, telefonate e fax, con tutto lo spreco di tempo che questi continui botta e risposta comportano. Da qui la grande utilità di un sistema di Workflow presenze, il quale permette di ottimizzare l’intero processo di comunicazione dei dati, che vengono per l’appunto condivisi in modo automatico e sempre aggiornato con lo studio. Il professionista, mediante una semplice connessione web, può così accedere in qualsiasi momento – e da qualunque luogo – alle informazioni necessarie per l’elaborazione corretta e rapida delle buste paghe.
Più tempo per i servizi ad alto valore aggiunto
Lo studio professionale che adotta un sistema Workflow Presenze ha la possibilità di procedere all’attività di elaborazione delle buste paghe con minore dispendio di tempo, che si traduce in un maggiore guadagno per lo studio, nonché di affrontare questa attività con una probabilità minore di incorrere in errori relativi alla faticosa gestione delle anomalie. Il commercialista o il consulente del lavoro che può contare su un software per le presenze di questo tipo può velocizzare l’elaborazione dei cedolini lasciandosi alle spalle l’inserimento manuale di dati già presenti nel sistema, investendo così il tempo risparmiato per offrire alle proprie aziende clienti dei servizi di valore aggiunto per la gestione del personale. E sono proprio questi i servizi che, attualmente, possono fare la differenza tra le offerte dei vari studi.
In un’ottica di integrazione, va sottolineato che la disponibilità di dati presenze aggiornati, precisi e spendibili a livello gestionale può essere preziosa anche sotto altri punti di vista. Si pensi per esempio a quanto può essere utile per predisporre in modo corretto il budget relativo al costo delle risorse umane, o quale vantaggio può apportare sul fronte del controllo delle singole attività lavorative, compresi i tempi di trasferta, o ancora, per la pianificazione mirata della turnistica. Non va sottovalutata, inoltre, l’importanza che questi dati possono avere anche sul fronte della ricerca e selezione del personale.
La stessa azienda cliente conosce inoltre concreti vantaggi in seguito all’adozione di un sistema Workflow Presenze, risparmiando essa stessa il tempo relativo all’inserimento dei dati da passare allo studio, e disponendo in ogni caso di dati sempre aggiornati e precisi per ottimizzare la comunicazione interna relativamente a ferie e permessi. Con un software Workflow Presenze è possibile ridurre drasticamente le ore spese per l’inserimento manuale dei dati, il tempo sprecato per capire le anomalie relative alle presenze, la carta utilizzata per le comunicazioni tradizionali e a tante altre criticità, con un guadagno reciproco.
Vuoi ottimizzare l’intero processo di comunicazione dei giustificativi?
Scopri Workflow Presenze Zucchetti
