Non c’è dubbio: l’efficace gestione delle buste paga rappresenta un elemento cardinale dell’amministrazione del personale; un servizio che i professionisti sono tenuti a curare in modo particolare.
Da una parte, la gestione ottimizzata delle buste paga permette agli Studi di costruire un rapporto duraturo con i propri clienti; dall’altra, consente alle aziende di dedicare ai propri dipendenti – dimostrandolo – l’attenzione che meritano.
Difficilmente, però, è possibile raggiungere questi risultati restando ancorati all’obsoleta consegna del cedolino cartaceo. Da anni, ormai, i principali Studi hanno voltato pagina, utilizzando per questo servizio un portale di Studio per le paghe, così da creare uno spazio virtuale di comunicazione rapida ed efficace con i propri clienti e con i relativi dipendenti. Grazie a questi portali per commercialisti e consulenti del lavoro è possibile sfruttare al massimo i vantaggi della consegna della busta paga per via telematica.
La busta paga in formato digitale
La Legge n. 4 del 5 gennaio 1953 obbliga i datori di lavoro a consegnare la busta paga ai dipendenti. Tale documento deve contenere «nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute».
Per anni la consegna della busta paga è avvenuta a mano, con il cedolino in formato cartaceo e con l’obbligo di firma per l’avvenuta ricevuta. Fino al 2008, quando sono state rese disponibili tre alternative, che consentono al datore di lavoro di consegnare i cedolini attraverso una email normale, una PEC o un’area riservata di un portale preposto. Delle tre, la soluzione più sicura, veloce e pratica è l’ultima: l’utilizzo di un portale di Studio con accesso profilato. Anche perché, va sottolineato, non tutti i dipendenti dispongono di una casella di posta elettronica certificata.
I 5 vantaggi (più 1) della consegna delle buste paga attraverso il portale di Studio
Il passaggio dal cedolino cartaceo al portale di Studio per la consegna delle buste paga garantisce numerosi vantaggi. Ecco i principali.
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- Istantaneità di recapito
Grazie alla tecnologia web/cloud, il cedolino viene consegnato seduta stante. - Costi minori
La busta paga digitale elimina i costi della carta, della stampa, dell’invio, nonché i costi del personale addetto alla consegna. - Maggiore sicurezza e privacy
Essendo protetto da password, l’accesso all’area personale dove è possibile visualizzare e scaricare la busta paga è assolutamente sicuro. - Certezza di consegna e lettura
Nel momento in cui il dipendente visualizza la busta paga, viene automaticamente inviata una notifica di lettura, che ha lo stesso valore della firma del documento da parte del dipendente. - Archiviazione dei cedolini più affidabile e semplice
L’archiviazione delle buste paghe è automatica e affidabile, con i documenti salvati per data e facilmente ricercabili attraverso precisi filtri.
- Istantaneità di recapito
Infine, c’è un ultimo, grande vantaggio per le aziende, per i dipendenti e per gli Studi.
Il portale di Studio per la gestione delle buste paga rende possibile una più moderna ed efficace collaborazione con i clienti, i quali potranno richiedere assistenza con un clic e segnalare eventuali anomalie altrettanto velocemente. Lo Studio, da parte sua, potrà fornire nuovi servizi attraverso il portale, fidelizzando ulteriormente le singole aziende clienti con offerte mirate nelle relative aree riservate.
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