La gestione delle presenze si conferma una delle attività chiave per aumentare l’efficienza operativa degli studi di consulenza del lavoro. Nell’ambito della gestione dei cartellini presenze, intesa come attività propedeutica all’elaborazione delle paghe, la raccolta e la validazione dei dati rappresenta un passaggio cruciale, spesso ancora ostacolato da modalità manuali, scambi non strutturati e sistemi obsoleti.
L’Osservatorio Professionisti Zucchetti 2025 evidenzia come, per affrontare le criticità in questo processo, sia ormai strategico per i consulenti del lavoro far evolvere i modelli di collaborazione con le aziende clienti, puntando su tecnologie in grado di strutturare lo scambio dati: portali condivisi, app mobile e sistemi di import file. Questo consente, anche nel caso dei dati di presenze, di evitare passaggi di dati su carta, al telefono, tramite fogli elettronici e con sistemi obsoleti non adeguati che necessitano manipolazioni per essere utilizzati in Paghe.
L’obiettivo è infatti quello di arrivare a un dato affidabile, aggiornato dall’azienda, tracciato in ogni sua variazione e pronto per l’elaborazione payroll, con grandi vantaggi per gli operatori di studio, sia in termini di tempo sia in termini di relazione con il cliente.
I dati forniti dall’Osservatorio evidenziano come il 42% degli studi di consulenza del lavoro offra già un servizio di gestione completa tramite software di rilevazione presenze, un dato in netta crescita rispetto al 2023. Questo tipo di servizio rientra nel cosiddetto outsourcing delle presenze, dove lo studio professionale si occupa direttamente, per conto dell’azienda cliente, della raccolta, del controllo e della validazione dei dati relativi alle presenze dei dipendenti. Un ulteriore 5% degli studi prevede di attivare a breve questo modello, che risulta particolarmente diffuso negli studi medio-grandi con oltre 20 collaboratori, dove la percentuale complessiva di adozione o introduzione del servizio sale al 74%.
Perché digitalizzare la gestione delle presenze è importante
L’automazione riduce notevolmente il rischio di errore e alleggerisce il carico operativo. La gestione strutturata delle presenze si posiziona così come un nodo strategico non solo per migliorare l’efficienza interna, ma anche per aprire nuove linee di business. In un contesto competitivo in cui l’ottimizzazione dei processi è la prima priorità per il 46% dei consulenti del lavoro, la capacità di offrire servizi evoluti e integrati fa la differenza.
Per questo motivo, la digitalizzazione non può essere considerata solo una scelta tecnologica, ma una leva per ridisegnare il ruolo dello studio all’interno della catena del valore. Un cambiamento che richiede investimenti in strumenti digitali, ma anche nella formazione delle risorse, sempre più orientata a integrare competenze operative e consulenziali.
Il risultato? Dati affidabili, aggiornati in tempo reale, tracciabili in ogni modifica e pronti per essere elaborati nel gestionale paghe, con un impatto positivo su tutto il flusso di lavoro, dalle attività operative fino alla relazione col cliente.
La trasformazione digitale, però, è solo una parte della rivoluzione in atto. Sempre più studi professionali stanno rivedendo il proprio modello operativo all’interno della più ampia logica del ricorso a servizi di consulenza esterna sfruttando i vantaggi di un software gestionale delle presenze, che consente una gestione più snella, precisa e integrata dei processi.
La scelta di affidarsi a un team esterno specializzato nella gestione dei cartellini presenza rappresenta una doppia opportunità: da un lato consente allo studio di ottimizzare le attività interne e liberare tempo per la consulenza strategica, dall’altro rafforza la relazione con l’azienda cliente, che percepisce un valore aggiunto concreto.
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