L’elaborazione delle paghe è l’attività per eccellenza negli studi di consulenza del lavoro, ma spesso viene minata da inefficienze che incidono sulla produttività e sulla qualità del servizio offerto.
Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Professionisti Zucchetti, le principali criticità nell’elaborazione delle buste paghe si riscontrano in quattro aree chiave:
- produzione della reportistica: il 40% degli studi intervistati identifica questa fase come la più complessa. L’aggregazione dei dati e la loro trasformazione in report strutturati rappresenta un passaggio dispendioso in termini di tempo e risorse, soprattutto per gli studi di piccole dimensioni;
- controllo delle elaborazioni: il 27% degli studi rileva inefficienze in questa fase, in particolare quelli di grandi dimensioni, dove riscontriamo un volume di verifiche più elevato e complesso;
- gestione dei dati di presenze: il 20% degli studi segnala difficoltà nella raccolta e nell’integrazione di queste informazioni nel software paghe. Il problema principale risiede ancora nell’utilizzo di strumenti non digitalizzati, che richiedono un’interazione manuale e soggetta a errori;
- gestione dei dati anagrafici: il 13% degli studi trova in questa fase una fonte di inefficienza, soprattutto per l’aggiornamento continuo delle informazioni e la loro sincronizzazione con i sistemi aziendali.
Digitalizzazione e automazione dei processi paghe: le risposte alle inefficienze
L’indagine dell’Osservatorio mette in evidenza come la digitalizzazione e l’automatizzazione dei processi payroll siano gli strumenti chiave per ridurre le inefficienze.
Nonostante ciò, solo il 42% degli studi ha completato la digitalizzazione della gestione documentale e delle firme elettroniche, mentre il 47% non ha ancora adottato sistemi digitali per il controllo delle elaborazioni paghe. L’automazione dei processi payroll è fondamentale per ridurre gli errori e velocizzare l’elaborazione dei cedolini, liberando risorse che possono essere impiegate in attività a maggior valore aggiunto, come la consulenza strategica per le aziende clienti.
Tuttavia, le difficoltà di implementazione variano a seconda della dimensione dello studio: quelli con più di 20 collaboratori sono i più inclini a investire in software di automazione (55%), mentre gli studi più piccoli incontrano maggiori ostacoli a causa delle risorse limitate.
Outsourcing Paghe: i vantaggi per gli studi di consulenza
Un’altra tendenza emergente è l’esternalizzazione parziale o totale dell’elaborazione paghe. Il 6% degli studi ha già scelto questa strada per ottimizzare le proprie risorse, mentre il 7% sta valutando di adottarla in futuro. L’outsourcing consente di gestire con maggiore flessibilità i carichi di lavoro, ridurre il rischio di errori e migliorare l’efficienza operativa.
Il servizio di outsourcing risulta particolarmente utile per gli studi che hanno difficoltà nel reperire personale qualificato, una problematica segnalata dal 79% degli intervistati.
Inoltre, l’outsourcing delle paghe per gli studi professionali può rappresentare una soluzione strategica per affrontare picchi di lavoro stagionali, riducendo la pressione sulle risorse interne. Questo modello consente agli studi di focalizzarsi su attività di consulenza e servizi a maggiore valore aggiunto, evitando il rischio di sovraccarico operativo e permettendo di migliorare l’efficienza nei processi di elaborazione delle buste paga.
Un altro vantaggio significativo dell’outsourcing è l’accesso a tecnologie avanzate e competenze specializzate, che spesso risultano difficili da implementare internamente. I fornitori di servizi di outsourcing dispongono di software di elaborazione paghe aggiornati e personale qualificato, riducendo il rischio di errori normativi e migliorando la compliance con le ultime regolamentazioni.
Infine, la flessibilità operativa offerta dall’outsourcing delle paghe consente agli studi professionali di adattarsi rapidamente ai cambiamenti normativi e alle esigenze dei clienti, senza la necessità di effettuare investimenti ingenti in infrastrutture o formazione.
Le inefficienze nei processi paghe possono rappresentare un ostacolo significativo per la crescita degli studi professionali. Attraverso la digitalizzazione, l’automazione e l’outsourcing è possibile migliorare la produttività e ridurre gli errori. Gli studi che adotteranno questi strumenti in modo proattivo potranno trasformare le proprie attività, offrendo un servizio più efficiente e di maggior valore ai propri clienti.
Vuoi un supporto per elaborare le paghe?
Scopri il servizio!
