La firma digitale contribuisce a creare una mentalità tutta digitale nello studio professionale, attraverso dati catalogati e gestiti in modo più completo e veloce.
La firma digitale non è una novità: si tratta infatti di qualcosa che esiste da circa due decenni. È però in questi ultimi anni che abbiamo assistito alla sua valorizzazione in più ambiti di applicazione, verificando come sia diventata uno strumento indispensabile per risparmiare tempo e per annullare le distanze.
Non stupisce, da questo punto di vista, che la crisi sanitaria abbia accelerato la sua diffusione. In uno scenario in cui gli spostamenti sono ridotti al minimo, è utile e prezioso poter sostituire la firma in presenza con una procedura informatica.
In una più ampia prospettiva di innovazione dello studio professionale, la firma digitale non è solo uno strumento che imprime velocità alle procedure: è un nuovo modo di pensare, un nuovo modo di organizzare i flussi di lavoro, perché se da una parte contribuisce all’effettiva dematerializzazione del processo di lavorazione (con i documenti cartacei sostituiti da altrettante pratiche digitali), dall’altra genera una mentalità tutta digitale che valorizza la catalogazione immateriale dei dati, con il vantaggio di una loro gestione più completa e veloce.
La firma digitale è dunque l’ultima fase di un ciclo di lavoro organizzato fin dall’inizio con strumenti digitali. Contribuisce a creare un processo completo, analizzabile e condivisibile.
I vantaggi strategici della firma digitale
La firma digitale costituisce la chiave di volta per la dematerializzazione complessiva dello studio professionale. I vantaggi strategici della firma digitale sono particolarmente evidenti in questo periodo dell’anno, nel pieno svolgimento della campagna fiscale: la possibilità di optare per la sottoscrizione dei documenti da remoto accelera e semplifica l’attività dello studio professionale, garantendo al medesimo tempo alti livelli di sicurezza.
Rapidità, semplicità di utilizzo, sicurezza e integrabilità al gestionale sono gli aspetti fondamentali della firma digitale.
Rapidità
Il fattore tempo gioca un ruolo indispensabile nella gestione delle attività del professionista e nella sua relazione con il cliente. Affidandosi gradualmente e progressivamente agli strumenti tecnologici digitali che fanno risparmiare tempo, le competenze del professionista potranno essere messe a disposizione della clientela in modo sempre più proficuo e mirato, e il tempo risparmiato potrà servire alla costruzione di servizi a valore aggiunto e di preziose consulenze in grado di rendere lo studio sempre più affidabile, innovativo e competitivo.
Semplicità
Con l’utilizzo del software più adatto per la firma digitale, è possibile abbinare a ogni tipologia di esigenza la firma richiesta: Firma Elettronica Semplice, Firma Elettronica Avanzata e Firma Elettronica Qualificata/Firma Digitale. Il procedimento può diventare ancora più semplice se si dispone di una soluzione che consenta le operazioni di firma mediante PC, smartphone e tablet.
Sicurezza
La semplificazione non deve perdere di vista la sicurezza, in modo che si possa contare su una connessione univoca della firma al firmatario e si possa essere sicuri del sistema di generazione della firma. Il cliente deve poter verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subìto modifiche dopo l’apposizione della firma. Un buon strumento dedicato alla firma digitale deve anche garantire la possibilità, per il firmatario, di ottenere evidenza di quanto sottoscritto, così come assicurare l’assenza di elementi atti a modificarne gli atti, i fatti o i dati. La firma digitale risponde puntualmente alle norme di legge.
Integrabilità
La possibilità di integrare lo strumento per la firma digitale al software gestionale in uso è indispensabile per governare la cabina di regia del professionista che deve mantenere la visione d’insieme, la tracciabilità, lo storico e il controllo delle operazioni dedicate al cliente.
Le firme digitali remote
Attualmente, come sottolineato dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’80% circa delle firme digitali è costituito da firme digitali remote.
Si può anche usare un sistema che non richiede l’ausilio di dispositivi come chiavette o card: in tal caso il certificato di firma digitale risiede in un server, ed è quindi a sua volta remoto. Per apporre la firma digitale è sufficiente usare una OTP, ovvero una One Time Password – che può essere trasmessa semplicemente sul cellulare – da associare al PIN di firma. In questo modo, dunque, basta disporre di una connessione internet per poter utilizzare la propria firma digitale.
Grazie al software adatto per la firma digitale è possibile approfittare di tutti i vantaggi che la dematerializzazione consente. Per questo motivo Zucchetti ha messo a punto SignBook, una soluzione in cloud integrata con il software gestionale Ago Infinity, che permette di semplificare e velocizzare in modo concreto l’iter amministrativo relativo alla firma digitale dei documenti. Lo studio può gestire la sottoscrizione di documenti e atti formali senza richiedere la presenza fisica del titolare d’impresa, rendendo sempre più efficiente e veloce il processo di raccolta delle firme.
La soluzione cloud per la firma digitale
SignBook permette non solo di firmare digitalmente pratiche mediante PC, smartphone e tablet, ma dispone anche di un riconoscimento a distanza per la Firma Elettronica Avanzata, nonché di conservare digitalmente i documenti a norma di legge, con la possibilità di consultarli in qualsiasi momento.
Con questo servizio in cloud, integrabile in qualsiasi applicativo, la digitalizzazione dei processi aziendali diventa più facile, con la possibilità di scambiare, gestire, approvare e firmare documenti internamente e, soprattutto, esternamente con i clienti.
Per velocizzare ulteriormente i tempi, SignBook è concepito per consentire la gestione di più documenti con un’unica pratica, mediante la richiesta di un unico codice OTP inviato tramite SMS. È inoltre possibile usare di volta in volta, in base al tipo di documento, la Firma Elettronica Semplice, la Firma Elettronica Avanzata e la Firma Elettronica Qualificata/Firma Digitale.
Vuoi saperne di più sulle soluzioni cloud per gestire la firma a distanza dei documenti?
