La pandemia, come è noto, ha dato un’importante spinta alla diffusione delle nuove tecnologie digitali, nei più diversi settori. Una forte accelerazione degli investimenti nella digitalizzazione è stata registrata anche nel campo degli studi professionali, con commercialisti, avvocati e consulenti del lavoro che nel 2020 hanno investito 1,694 miliardi di euro in strumenti digitali. Si tratta di numeri importanti, superiori del 7,9% rispetto al 2019.
E per il 2021, che ormai volge al termine, l’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano ha stimato un’ulteriore crescita del 5,6%, con gli investimenti che dovrebbero arrivare a sfiorare la soglia di 1,8 miliardi di euro.
Andando più in profondità nelle analisi dell’Osservatorio si scopre che nel 2020 il 31% degli studi professionali italiani ha investito almeno 10mila euro in tecnologie digitali, laddove il 36% ha invece speso una cifra compresa tra i 3mila e i 10mila euro; per gli studi restanti si parla di spese di valore inferiore, mentre solamente il 4% degli studi non ha investito in tal senso, andando incontro a quelli che l’Osservatorio definisce come “ ulteriori rischi di marginalizzazione, in un periodo in cui la tecnologia è risultata ancor più abilitante per lo svolgimento delle attività lavorative”.
La maggior parte degli investimenti sono stati fatti in tecnologie per la gestione elettronica documentale (+34% rispetto all’anno precedente), in strumenti di workflow (+57%), in software CRM (+120%), in strumenti di business intelligence (+86%) e per il machine learning (+125%).
Dati alla mano appare chiaro come una consistente fetta degli studi abbia ben chiaro cosa sia il processo di digitalizzazione della propria organizzazione; permane ancora, però, una fetta di consulenti del lavoro, di commercialisti e di avvocati che interpreta in modo non correttamente focalizzato il processo di digitalizzazione.
Gli errori nei percorsi di digitalizzazione di uno studio
Digitalizzare uno studio non significa semplicemente usare degli strumenti digitali: significa invece usare le migliori e le più adatte tecnologie a disposizione, eliminando gli errori e i ritardi dovuti all’utilizzo di strumenti inadatti.
Pensiamo per esempio ai fogli di calcolo, e quindi ai famosi fogli Excel. Si tratta di strumenti estremamente utili nelle più differenti operazioni, ma quando si parla di attività complesse, come per esempio la gestione delle presenze dei dipendenti, si rivelano del tutto insufficienti.
Chi utilizza dei fogli di calcolo per operazioni di questo tipo va incontro a un alto tasso di errori dovuti all’inserimento dei dati, nonché a una difficoltà crescente nel comprendere e nell’analizzare le informazioni presenti. Va poi detto che i tempi di elaborazione e di controllo si dilatano, per non parlare dei problemi di compatibilità con il software paghe.
O ancora, si pensi a un altro strumento digitale estremamente utile, e di fatto indispensabile, come la posta elettronica. Estremamente utile per l’invio di messaggi, l’email è del tutto inefficiente – per esempio – quando si tratta dell’invio di documenti di lavoro, con il moltiplicarsi di diverse versioni dovuto alle modifiche asincrone effettuate da più utenti.
Digitalizzare uno studio significa quindi anche e soprattutto scegliere i software più adatti.
La scelta del software più adatto per lo studio professionale
Ogni studio ha esigenze differenti, e per questo motivo, al momento di scegliere dei software performanti, è fondamentale effettuare una scelta personalizzata, a partire da un’attenta analisi dei propri bisogni e delle proprie peculiarità.
Va peraltro sottolineato che questa scelta non deve essere fatta per forza in autonomia e senza nessun supporto esterno: esistono infatti delle realtà specializzate nella consulenza che sanno indicare con precisione i software più adatti, in modo da effettuare i migliori investimenti sul fronte tecnologico, senza spendere nulla più del necessario.
Che la nuova figura del professionista debba essere digitale è ormai certo: per avere la certezza di restare competitivi e di sfruttare al meglio le nuove tecnologie è bene richiedere i consigli esperti di chi ha le competenze necessarie per indicare i migliori software, per il presente come per il futuro dello studio.
Non bisogna mai dimenticare, infatti, che gli strumenti più efficaci sono quelli che, in virtù delle proprie funzionalità, non bloccano ma anzi incentivano e accompagnano nel tempo l’evoluzione dello studio.
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